Warengutscheine an Arbeitnehmer

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern aus Gründen der Steuerersparnis Arbeitslohn in Form von Sachbezügen gewähren. Anstelle von Barlohn können z.B. Warengutscheine an ihre Arbeitnehmer ausgegeben werden.

Ein Trend geht derzeit Richtung Tank- oder Gutscheinkarten. In Großstädten könnte es auch attraktiv sein, dem Arbeitnehmer Guthaben bei Car-Sharing-Anbietern z.B. DriveNow oder Car2Go zur Verfügung zu stellen.

Denn auf Warengutscheine findet die monatliche 44-Euro-Freigrenze bzw. bei Waren und Dienstleistungen aus dem Sortiment des Arbeitgebers der jährliche Rabattfreibetrag von 1.080 € Anwendung. Dies bedeutet, dass die Gutscheine mit einem Wert unterhalb dieser Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei sind.

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Voraussetzung ist allerdings, dass der Gutschein als Sachbezug und nicht als Barlohn zu behandeln ist:

  • Ein Sachbezug liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen Gutschein über einen in Euro lautenden Höchstbetrag für einen Warenbezug erhält. Oder der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Recht einräumt, bei einer Tankstelle zu tanken oder der Arbeitgeber eine Zahlung mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmen Weise zu verwenden.
  • Ein Sachbezug liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber anstelle von Sachleistungen auch Barlohn verlangen kann. Dies gilt auch bei Gutscheinen, die der Arbeitnehmer zwar für den Kauf einer Sache einlöst, aber noch einen Restbetrag (Höhe irrelevant) ausgezahlt bekommen kann.

Je nachdem in weicher Form die Sachzuwendung erfolgt, entstehen dem Arbeitgeber etwaige Kosten, z.B. Versandkosten beim Einkauf von Waren oder Gebühren für Guthabenkarten.

Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat mit seinem Urteil vom 08.04.2016 (10 K 2128/14) wie folgt entschieden: Gestattet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern, Sachbezüge aus dem Sortiment einer Fremdfirma auszuwählen und beauftragt er diese, die ausgewählten Sachbezüge direkt an die Arbeitnehmer zu versenden, wofür die Fremdfirma dem Arbeitgeber Versand- und Handlingkosten in Rechnung stellt, so sind diese Kosten in die Bewertung der Sachbezüge und in die Berechnung der Freigrenze von 44 EUR mit einzubeziehen.

Beispiel: Der Arbeitgeber überreicht dem Arbeitnehmer bei einem Online-Warenhaus einen Gutschein von 44 Euro. Nach der Bestellung erhält der Arbeitgeber eine Rechnung über die aus dem Versand dieser Waren entstandenen Versandkosten. Diese Versandkosten sind nach Ansicht des Gerichtes ebenfalls zu Gunsten des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber gezahlt worden. Da die Hinzurechnung der Versandkosten die Freigrenze von 44 Euro überschreiten lässt, ist der gewährte Sachbezug nun nicht mehr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber hat im vorliegenden Fall die Lohnsteuer und Sozialversicherung nachzuzahlen.

Diese Auffassung ist jedoch umstritten. Beim Bundesfinanzhof ist diesbezüglich ein Verfahren anhängig (Az. VI R 32/16).

Erwirbt ein Arbeitgeber viele Gutscheinkarten und lagert er diese im Tresor, um sie sukzessive an seine Mitarbeiter auszuhändigen, sind meines Erachtens die Versandkosten zum Erwerb der Gutscheine nicht in die Prüfung der Freigrenze einzubeziehen, da diese Kosten den Arbeitgeber überhaupt erst in die Lage versetzt, Gutscheine auszugeben und der Arbeitnehmer insoweit keinen direkten Vorteil und somit keine direkte Bereicherung erfährt.

Um sich eine mögliche Auseinandersetzung mit der Finanzverwaltung zu ersparen, kann es derzeit anzuraten sein, den Arbeitnehmern einen Gutschein über z.B. 41 Euro auszustellen, um ggf. bei Hinzurechnung der Nebenkosten die Freigrenze nicht zu überschreiten.